داده‌ها به عنوان يك منبع ارزشمند داده‌ها منابع ارزشمندي در   Industry Graphic به شمار مي‌‌آيند. داده‌ها به مديريت احتياج دارند، اما فرصت‌ها و مخاطرات مرتبط با فرايندها و تكنولوژي‌ها در اين عرصه چيست؟

 مفاهيم گيج‌كننده در مديريت رسانه‌ها

طيف وسيعي از مفاهيم و تكيه كلام‌ها در ارتباط با موضوع مديريت داده‌ها مطرح است. بعضي از مفاهيم و اصطلاحات <مد روز> هستند و حال آن‌كه برخي ديگر از آن‌ها هم كاركردهاي ويژه‌اي را توصيف مي‌‌كنند.
- مديريت محتوا  Content  Management
- مديريت محتواي وب‌    (Web  Content  Management)
- مديريت دارايي‌هاي ديجيتال‌  (Digital  Asset  Management)
- مديريت دانش  (Knowledge  Management)
- مديريت محتواي شركتي‌  (Enterprise  Content  Management) 
- پايگاه‌هاي داده‌رساني تصويري و غيره‌ (Image  Database, etc.)
تعدادي از اين مفاهيم با يكديگر تداخل دارند و اين در حالي است كه يافتن اصطلاحات و مفاهيم دقيق هم كاري دشوار است.واقعاً اين اصطلاحات از چه جهاتي با يكديگر تفاوت دارند؟ كدام سيستم‌ها به سيستم‌هاي ديگر متكي هستند.و واقعاً در چه بخش‌ها اين مفاهيم با يكديگر تداخل پيدا مي‌‌كنند؟

 رسانه‌ها چيستند؟

رسانه‌ها حامل‌هاي اطلاعات ديجيتال هستند، حامل هايي كه در طيف گسترده‌اي از فرمت‌ها، كيفيت‌ها، انواع و اندازه‌ها بروز مي‌‌كند. به عنوان نمونه‌هايي از اين حامل‌ها مي‌‌توان به تصاوير و گرافيك‌ها در فرمت‌هاي EPS , TIFF  يا JPEG  يا فرضاً به متن‌هاي برخاسته از واژه‌پردازهايي چون Word  اشاره كرد و يا به سندهاي برآمده از برنامه‌هاي نشر روميزي مثل كداك اكسپرس و اينديزاين  (به عنوان فايل ارژينال و سندهاي. PDF  ) افزون بر اين، سايت‌هاي اينترنتي با زبانHTML  ،  فايل‌هاي موسيقي با فرمت WAV    يا 3 MP، فايل‌هاي Quicktime  يا AVI  و بسياري از موارد ديگر جزو رسانه‌ها به حساب مي‌‌آيند.

اين رسانه‌ها مي‌‌توانند از طريق كانال‌هاي گوناگون با فرم‌هاي مختلف توزيع شوند. ما صاحب محصولات چاپي كلاسيكي چون روزنامه‌ها، كاتالوگ‌ها، بروشورها، مجلات و برگه‌ها و اوراق تبليغاتي هستيم، علاوه بر اين، امكان توزيع اين اطلاعات از طريق اينترنت يا ساير شكل‌هاي چندرسانه‌اي (مولتي مديايي) نظير سي‌دي و دي‌وي‌دي و نيز از طريق راديو و تلويزيون هم وجود دارد.

داده‌ها براي رسانه‌هاي مختلف‌

اكنون اين امري رايج است كه اطلاعات را به‌طور همزمان از طريق چند كانال توزيع كنيم و همين نكته باعث مي‌‌شود تا يك اطلاع واحد در چند صورت مختلف ذخيره شود چرا كه هر كانالي، فرمت داده‌هاي خاص خود را طلب مي‌‌كند. به اين نوع ذخيره‌شدن افزونگي مي‌‌گويند. حاصل چنين روندي، انباشتگي فراوان اطلاعات است كه نياز به مديريت دارد و اين همان نقطه‌اي است كه سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي وارد عمل مي‌‌شود.
فراداده‌ها ارزش آفرين هستند

اگر بخواهيم موضوع را ساده كنيم، هدف اين است كه تمام رسانه‌هايي را كه يك شركت به‌كار گرفته است، مديريت و آرشيو كنيم. اما به جز اين، به فراداده‌ها (Metadata)  هم نياز داريم. اين فراداده‌ها همان اطلاعاتي هستند كه ما با استفاده از يك برچسب بر پشت يك عكس الصاق مي‌‌كنيم. اما در همين حال، در دنياي داده‌هاي ديجيتال بايد اين فراداده‌ها را به‌طور جداگانه مديريت كنيم. در واقع، فراداده‌ها اطلاعات توصيفي هستند و اطلاعات مربوط به حقوق و مجوزهاي داده‌ها.
پس به اين ترتيب داده‌ها با اطلاعات ديگري كه به ارزش پايگاه داده‌رساني ما مي‌‌افزايند، كامل مي‌‌شوند.

كاربران چه كساني هستند؟

براي تعيين ميزان فرصت‌ها و مخاطرات پيش روي كاربران سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي پرسش‌هايي مطرح شده است كه تمركز اصلي آن‌ها بر شركت‌هاي متوسط در صنعت چاپ است و البته در طراحي اين پرسش‌ها در نظر گرفتن مزاياي بالقوه براي مشتريان هم لحاظ شده است. پرسش‌ها از اين قرار است:

- كاربرد سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي با چه ماشيني مفهوم دارد؟
- آيا بايد عناصر اصلي و كاركردهاي سيستم را به عنوان يك پيش‌فرض در نظر گرفت؟

چه مزيت‌هايي براي كاربران هست؟

- يك شركت‌ چاپي به چه مزايايي در ارتباط با سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي دست مي‌‌يابد.
- آيا گردش‌كار داخلي را بايد بهينه ساخت؟
- آيا استفاده از سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي مقرون به صرفه است و به مزاياي رقابتي مي‌‌افزايد؟
- آيا استفاده از سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي باعث مي‌‌شود كه بتوان محصولات يا خدمات جديدتري عرضه كرد؟

آيا مشتريان چاپخانه‌ها هم منتفع مي‌‌شوند؟

- آيا در اثر صرفه‌جويي در مخارج، ارتباطات با مشتريان ارتقا خواهد يافت؟
- آيا به‌طور كلي، مشتريان از سيستم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي بهره‌مند مي‌‌شوند؟
 

روشن‌سازي مفاهيم‌

 مشكلات هنگامي رو به فزوني مي‌‌گذارد كه قصد تعميم مفهوم مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي را داشته باشيم.مي‌‌دانيد چرا؟ به اين دليل كه در كنار اين اصطلاح مديريت دارايي‌هاي رسانه‌اي، اصطلاحات و مفاهيم ديگري هم در اين دنياي بيت‌ها و بايت‌ها وجود دارند كه بايد آن‌ها را هم روشن سازيم.

 مديريت محتوا

مديريت محتوا، مديريت رسانه‌ها محتوا است. هدف مديريت محتوا خدمت به همه كانال‌هاي  توزيع  است.  علاوه بر  اين، مديريت محتوا  مي‌‌تواند  كاركردهايي  را  هم  براي‌  تدارك، عرضه و توزيع اتوماتيك محتوا فراهم سازد.

 مديريت محتواي وب‌

مديريت محتواي وب براي اداره وب‌سايت‌هاي  بزرگ‌تر به‌كار مي‌‌رود  و از اين نظر جالب است كه به پردازش راحت محتواي وب و مديريت رسانه‌هايي كه عمدتاً براي اينترنت آماده مي‌‌شوند، كمك مي‌كند.

مديريت اسناد

مديريت اسناد همان‌گونه كه از نامش پيداست به مديريت سندها مربوط مي‌‌شود و به اسكن كردن و ذخيره‌سازي‌ آن‌ها به صورتي كه قابل خواندن باشند. از آنجايي كه قابليت خوانده شدن اسناد اولويت دارد و از اهميت فراواني برخوردار است، ويژگي‌هاي بصري نظير رنگ، جزييات و ساختار كاغذ در فرايند ديجيتال‌سازي  به عنوان يك قاعده  ضبط و ثبت نمي‌‌شوند. حوزه مهم ديگري كه در مديريت اسناد مورد تأكيد است آرشيو اسناد به گونه‌اي است كه قابليت مميزي داشته باشد.

 مديريت دانش‌

هدف مديريت دانش، تركيب اطلاعات با تجارب و دانش موجود است كه به ايجاد پايگاه دانش مي‌‌انجامد و قابل مديريت هم باشد. كنترل  فرايند  مديريت   دانش   در جهان   امروز از اهميت  ويژه‌اي   برخوردار   است   و علت آن هم اين است كه قابليت شركت‌ها براي بقا، صرف ‌نظر از اندازه آن‌ها، دقيقاً  به   كاربرد بهينه آن‌ها از منابع  دانش خودشان وابسته‌ است.

مديريت داده‌هاي شركتي‌

هدف مديريت داده‌هاي شركتي انباشت و مديريت كل اطلاعات و محتواي يك شركت است.
براي رسيدن به چنين هدفي، كاركردهاي دنياي  سنتي آرشيو،  سند  و گردش  كارهاي  مديريتي بايد با الزامات مديريت محتوا هماهنگ شود. به اين ترتيب  امكان  ادغام   مؤلفه‌هاي   وب   پايه ( قابل  استفاده در فضاي وب ) با محصولات سنتي فراهم مي‌‌شود.